Presentaciones

Empecé este post hace más de un mes: ¡que mes!
Estuve al limite del stress total, despierto hasta tarde para llegar a las entregas del trabajo y la facultad.
Por eso, este pequeño descanso (producto de los cierres por Gripe A) me viene muy bien.

Advierto: va a ser un post largo con recomendaciones sobre como crear presentaciones.

Estas recomendaciones provienen de:

• Presentation Zen: muy buen libro sobre presentaciones.
• Charla de Tudor Girba en ESUG 2008: excelente (la grabación es de baja calidad, pero vale la pena).
• Storytelling 101: slides sobre como contar historias en una presentación.
• Presentaciones en TED: este sitio posee presentaciones excelentes sobre los temas más variados.
• The Rhetoric of PowerPoint: articulo interesante sobre los problemas de dar clases usando PowerPoint.
  

(más las diferentes experiencias que tuve dando clases y presentaciones)

Ahi vamos...

Presentar != Dar una clase

Es común que se confundan ambas cosas.

Las presentaciones tienen una forma de comunicación donde se trata de dejar un mensaje en poco tiempo (en cierta forma tratan de "vender" una idea/tecnología/método/etc.).
En cambio una buena clase (para mi) debería fomentar la formación de "teorías", quizas mediante la experimentación o el debate (se nota que últimamente estuve leyendo a Freire).

En otras palabras: un curso no es solo mostrar slides y hablar frente a los alumnos, hay además una cuota de participación y experimentación que es fundamental para aprender. Este post trata sobre presentaciones, pero es bueno mencionar la diferencia, en mi experiencia la mayoría de la gente piensa que preparar unos cuantos slides es lo mismo que preparar un curso.

Olvidarse del PowerPoint y focalizarse en el mensaje

Buscando información sobre como hacer presentaciones me encontré con tips inútiles que se centran en cuestiones cosméticas de dudosa efectividad.

Lo importante es transmitir un mensaje. Si el mensaje es bueno y esta bien transmitido la gente va a recordar la presentación (Tudor Girba lo cuenta de una forma excelente).

Es fácil caer en la tentación de querer transmitir demasiado. Por ejemplo, hace poco di una presentación sobre usabilidad en el Microsoft Architecture Day (MAD): tenia ganas de contar muchas cosas y no aguante la tentación de querer compactarlas en 45min. El resultado: partes aburridas y por los comentarios que tuve me di cuenta que no todos captaron lo que quería transmitir.

Como suelo trabajar: Antes de armar una presentación, me dedico a investigar y leer la información que tengo. Con esa información voy armando un MindMap (en software o a veces en un cuaderno). De ahí voy sacando en limpio el mensaje que me gustaría transmitir (esa es la tarea más difícil).

Transmitir el mensaje contando una historia

La charla esta por empezar. El proyector y la maquina están encendidos, pero misteriosamente dejaron de funcionar, más de 20 personas están esperando y la única salida es usar el pizarrón. ¡Que no cunda el pánico!: tenemos el mensaje a transmitir, solo nos queda contarlo.

¿Se puede contar una historia en base a un tema técnico y especifico? ¡Si! un claro ejemplo son los documentales. Tomen cualquier documental de 2hs e imagenlo en PPTs de bullets y voz en off. ¡Un embole! se quedan dormidos a los 10min, y si están dormidos dificilmente puedan seguir la presentación.

Una vez que se tiene el mensaje lo mejor es ir pensando en como contarlo  sin PowerPoint. Mientras piensan como contar las cosas es probable que imaginen diagramas y graficos que ayuden a contarlas, esas ayudas son los graficos que van a ir en los slides (el "texto" es lo que uno cuenta con palabras, no es necesario repetirlo en bullets).

Como suelo trabajar: Decidido el mensaje, y trato de redactar en un cuaderno lo que voy a ir contando. Aunque esta redacción quede en el cuaderno es muy útil, por que me sirve para definir las cosas que voy a visualizar con la computadora.

Contar la historia usando visualizaciones

La importancia de la computadora es proveer visualizaciones que sirvan como soporte a lo que estamos transmitiendo.

Los bullets no sirven como visualización: hay un problema con la transmisión de texto escrito y voz al mismo tiempo. Este problema se conoce como sobrecarga cognitiva y se debe a que nuestro cerebro procesa el lenguaje hablado y el texto de la misma forma. Para comprobarlo pueden hacer un experimento: inserten una película en DVD que tenga audio en español y subtítulos en español, activen ambos y traten de ver la película, al rato van a filtrar alguna de las dos cosas.
Leen el texto o escuchan el audio, hacer las dos cosas es muy molesto.

Cuando se muestra una imagen/diagrama como soporte ocurre otra cosa: la visualización ayuda a explicar el tema (por eso también debería ser conceptualmente buena).

Como suelo trabajar: No uso bullets, la información "textual" trato de decirla con palabras y usar el proyector como complemento visual. Esta parte es muy trabajosa por que a veces hay que armar las imagenes, o buscar las fotos adecuadas (Cooliris es muy útil en estos casos).
Trato que los slides sean simples, y cuando armo figuras me sirve mucho imaginar como las voy a explicar.
También me resulta útil pensar en la presentación como si fuese un documental, donde soy la voz en off y junto con las imagenes voy contando la historia.

Algunos consejos para diseñar y crear visualizaciones

En las presentaciones suelo recurrir a dos tipos de ayudas visuales:

1. Para reforzar ideas/mensajes.
2. Para explicar mediante diagramas esquemáticos.

Para crearlas es necesario tomar el rol de "diseñador grafico" y dado que probablemente no somos diseñadores profesionales, es necesario recurrir a algunos tips.

Para el primer caso suelo usar fotos y texto (una frase o titulo corto). Lo importante es mantener bajo el "ruido" visual, especialmente en las fotos: una foto con muchos "focos" de atención (sujetos, colores, texturas) suele distraer.

El segundo caso es más complejo. Primero por que la resolución del proyector es limitada y a veces es necesario partir un diagrama esquemático en más de un slide (lo cual rompe un poco el flujo de la presentación). En este caso la palabra clave es: simplicidad. Simplicidad de diseño y de conceptos: para transmitir un concepto visualmente es necesario encontrar las analogías adecuadas (Envisioning Information de Tufte es una fuente de información muy buena sobre como crear visualizaciones), evitando cosas superfluas como clip-art o efectos visuales.

Resumiendo:

• Simplicidad (evitar el ruido):

• No es necesario poner en logo de la empresa en cada slide: nos saca lugar para los diagramas y nadie los ve, solo generan ruido.
• Lo mismo aplica para los "bordes" usados en muchos templates de PowerPoint.
• Si el slide queda muy complejo: pensar en partirlo en varios. (las presentaciones de Microsoft son un excelente ejemplo de como generar ruido visual inútil).

• Ser consistente con las fuentes y colores. Creo que esta es la mejor forma de dar una identidad de empresa. Las presentaciones de Apple son un buen ejemplo, hagan este experimento: creen una presentación usando el font Myriad Pro, con letras blancas sobre un gradiente azul oscuro, despues preguntenle a algun "techie" a que les hace acordar la presentación (apuesto que más de uno va a decir Apple).

Otros tips

Control remoto: Es impresionante como ayuda tener uno, dan mucha libertad para hablar.
Suelo usar el que vino con mi notebook, pero tambien hay un mouse bluetooth de Microsoft con botones para controlar la presentación (algunos proyectores tienen un cable USB que permite manejar la presentación por control remoto, lamentablemente en la mayoría de las salas el proyector esta en el techo y sin acceso al cable).

Transiciones: No siempre son malas, lo que si es cierto es que la transiciones de PowerPoint o OpenOffice son tan feas que es mejor no usarlas.
Las de Keynote son otra historia, sobre todo Magic Move que me encanta, suelo utilizarla para no perder el flujo de la narración. Imagino como un documental, es decir no freno la presentación para hacer la transición de slide a slide, sino que lo presento en continuo (esta excelente presentación en TED usa este estilo), para este caso es muy importante contar con un "control remoto".

Para las transiciones aplica el mismo consejo que para las visualizaciones: muchos efectos locos generan ruido que no aporta nada.
 

Grabación: Nunca había grabado las presentaciones que di, hasta que para el Microsoft Architecture Day tuve que hacerlo (era un pedido de los organizadores), y encontré que es muy importante para aprender y mejorar.

Mientras veia la presentación vi muchas cosas a mejorar en el contenido y en mi forma de hablar.

Si dan la presentación con una notebook no necesitan nada para grabar (me refiero a grabar el audio junto con lo que muestran en pantalla): la mayoría trae microfono incorporado.

En Windows: Pueden instalar Camstasia para grabar la pantalla y el audio (incluso trae un plug-in que se integra con PowerPoint).
En Mac: Keynote ya trae una opción para grabar y exportar el video.

Bueno eso es todo :), les deseo un buen finde bien lejos de "la porcina".